Teler: ‘Boekhouding staat veilig in Mifas Online’

Nog een voordeel van Mifas Online is dat je altijd bij de boekhouding kunt, waar je ook bent. Bovendien hoef je niet meer met de facturen naar de boekhouder omdat deze al online staan. Daarom is Els met haar bedrijf in juni 2018 overgestapt van Mifas Financieel naar Mifas Online.

_{Tekst gaat verder onder de foto}

Els Smits-Flipsen runt samen met haar man en zoon een akkerbouwbedrijf in Rottum (Gr.). – Foto: AgroVision

Els Smits-Flipsen runt samen met haar man en zoon al ruim 21 jaar een akkerbouwbedrijf in het prachtige Rottum, helemaal bovenin Groningen tegen de Waddenzee aan. Op bijna 150 hectare land – deels huurland – verbouwt het bedrijf pootaardappelen, sjalotten, rode uien, suikerbieten, wintertarwe en gras.

Vanaf het begin is familiebedrijf Smits-Flipsen al actief bezig met het verbeteren van de bodem. In navolging daarvan werd het bedrijf vijf jaar geleden demobedrijf van Profytodsd. Dit houdt in dat de familie gewasbeschermingsmiddelen en bodemverbeteraars uittest in praktijkpercelen, die elk jaar in juli bezocht kunnen worden door collega’s.

Gebruikersvriendelijk systeem

Naast de reguliere werkzaamheden op het land is Els Smits ook degene die de boekhouding bijwerkt in Mifas Online. “Het werkt heel eenvoudig”, zegt Els. “Minimaal één keer per week start ik Mifas Online op. Ik zorg dat alle facturen in Billtobox staan, zowel de facturen die we betalen als de automatische betalingen.” Billtobox is het online dossier bij Mifas Online; hierin worden alle facturen online bewaard en automatisch ingeboekt.

Vervolgens downloadt Smits in het inkoopboek de facturen vanuit Billtobox. “Ik hoef geen facturen meer over te tikken, alles staat direct in Mifas Online. Ook de facturen die bestemd zijn voor het verkoopboek stuur ik daarnaartoe. Vervolgens codeer ik ze en zet ze klaar om te betalen.”

Het coderen van de rekeningen gaat volgens Smits handig in Mifas Online. “Bij elke volgende keer wordt de rekening herkend en automatisch gecodeerd. Dit scheelt heel veel tijd. Sommige facturen vragen wel iets meer aandacht, zoals de facturen van Agrico, omdat deze worden uitgesplitst, gecodeerd, in meerdere rekeningnummers. Maar juist voor deze ingewikkelde facturen is die automatische herkenning in Mifas Online erg handig.”

_{Tekst gaat verder onder de foto}

Naast het reguliere werk op het land houdt Els Smits de boekhouding bij in Mifas Online. – Foto: AgroVision

Werken met Billtobox

Het bedrijf ontvangt de meeste facturen in pdf via de e-mail. Voor de facturen heeft Smits een speciaal mailadres aangemaakt, zodat deze niet verdwijnen in de mailbox. “We controleren de facturen wel eerst nog even voordat we ze naar Billtobox sturen. We laten onze leveranciers de facturen dus niet direct naar Billtobox sturen, omdat wij deze extra controleslag belangrijk vinden. Enkele facturen komen nog per post. Deze fotografeer ik via de gratis Billtobox-app, waarna ze vanzelf in Billtobox komen.”

Smits is positief over Billtobox. “Het werken met Billtobox gaat meestal goed. Facturen zijn altijd gemakkelijk terug te vinden. Sommige rekeningen zijn wat langer onderweg voordat ze ingelezen zijn en ingeboekt. Hiermee moet je wel even rekening houden. Maar als je met regelmaat je facturen doorstuurt en niet wacht tot één dag voor de btw-aangifte, is er niks aan de hand.”

Makkelijk btw-aangifte doen en betalen

“De btw heb ik overigens heel snel geregeld vanuit Mifas Online”, vertelt Smits verder. “Hiervoor ga je in Mifas Online naar “Elektronische btw-aangifte”. Vervolgens vul je de periode, het btw-nummer en de vermogenscodes met betrekking tot de btw-aangifte in en verstuur je de aangifte met een druk op de verzendknop naar de Belastingdienst.”

Ook de betalingen regelt de teler makkelijk en snel vanuit Mifas Online. Smits: “Je opent de website van de bank, uploadt de klaargezette facturen vanuit Mifas Online en geeft de opdracht om de facturen te betalen. Dit vind ik een groot voordeel ten opzichte van de vorige desktop Mifas. Toen moest ik nog alle betalingen overtikken bij het internetbankieren.”

Samenwerken met accountant

Els Smits verwerkt alle financiën. Hiervoor heeft ze vijf à zes keer per jaar contact met haar accountant, Accon avm. Een keer per jaar wordt het boekhoudrapport met de accountant besproken. Daarbij zijn alle drie de maten aanwezig. “Het is dan handig dat je niet met de facturen naar de boekhouder hoeft, omdat deze al in Mifas Online staan. De boekhouder kan hier ook bij via zijn programma”.

Smits maakt regelmatig een planning aan de hand van wat zij en haar maten verwachten wat aan financiën nog binnenkomt of wat nog moet worden betaald, zodat ze weten wat ze nog kunnen/moeten investeren. “Hierbij geeft Mifas Online veel inzicht. De Liquiditeitsbegroting in Mifas Online hebben we hiervoor nog niet gebruikt. Daarin moet ik me eerst nog verdiepen, maar het kan zeker interessant zijn”, geeft Smits aan. “Rapporten als de Debiteuren/crediteuren-kaart en het Openstaande posten vraag ik wel regelmatig op. Met deze rapporten krijg je inzicht in wie nog niet betaald hebben of welke rekeningen we zelf nog niet hebben betaald. Dit zijn dus zeer handige overzichten”, zegt Smits.

Boekhouding staat altijd veilig

“Een van de belangrijkste voordelen van Mifas Online vind ik dat ik de boekhouding niet kwijt ben, wanneer de pc crasht”, sluit Smits af. “Daar moet je toch niet aan denken! In Mifas Online staat de complete boekhouding, inclusief alle facturen veilig opgeslagen bij AgroVision. Ik hoef dus ook geen back-ups meer te maken of updates te installeren. Dat gaat nu allemaal vanzelf.”