‘Digitaal vergaderen: maak er iets van!’

In oktober begint het vergaderseizoen met diverse ledenvergaderingen, workshops en voorlichtingsbijeenkomsten. Alweer een bijeenkomst, dacht ik vaak, maar nu mis ik ze.De sfeer in de zaal, het gesprekje met degene waar je naast zit, en de nieuwtjes uitwisselen na afloop, dat is er allemaal niet. Gelukkig kunnen veel vergaderingen toch doorgaan via de computer, denk aan Teams en Zoom. Voor sommigen is dat een drempel, maar voor anderen juist gemakkelijker. Je hoeft je niet te haasten om ergens te komen, heel handig en efficiënt; vergaderen thuis achter je eigen computer of telefoon. Misschien komen er wel meer deelnemers. Uit een vergaderzaal weglopen, doe je niet zo snel. De computer uitschakelen of andere dingen gaan doen is wel gemakkelijkInloggen is niet moeilijk, maar de aandacht vasthouden, dat is de kunst. De inhoud moet interessant zijn. Uit een vergaderzaal weglopen, doe je niet zo snel. De computer uitschakelen of andere dingen gaan doen is wel gemakkelijk. Met een computerbijeenkomst kun je gemakkelijk en efficiënt alle leden of klanten in één keer informeren. Lastiger is het om daarna in gesprek te gaan met elkaar of te discussiëren. Met een groot aantal deelnemers is dat niet te realiseren. Dat moet in kleinere groepen. Maar hoe klein moet een groep zijn voor een zinvol gesprek? In een vergaderzaal gaat dat ook niet altijd goed. Soms heb je met 100 mensen een prima discussie, een andere keer levert een bijeenkomst met 10 deelnemers niets op. Bij computervergaderingen is dat niet anders, Met uitproberen en experimenteren moeten we de juiste manieren ontdekken. Tips om discussie online op gang te brengenAls ik alleen achter mijn computer een verhaal aanhoor, heb ik geen idee hoeveel anderen er (nog) kijken/luisteren, of er goedkeurend geknikt of juist fronsend gezucht wordt. Ga ik dan reageren, vragen stellen, discussiëren? Voor de ledenvergaderingen van verenigingen en coöperaties is het heel belangrijk dat leden dat wel gaan doen, dat ze hun mening kunnen geven, hun goedkeuring en kritische opmerkingen kunnen maken en het antwoord van de besturen horen. Wat kan helpen: Een inlogkwartiertje, waarin je al via de chat vragen kunt stellen; een of meer pauzes, zodat er genoeg tijd is om vragen en reacties te typen; tijd om als voorzitter de vragen te bundelen en in een logische volgorde te bespreken, en mensen ook te laten reageren via de microfoon; vooraf enkele mensen te vragen hun (uiteenlopende) mening te geven om het levendiger te maken. Er is van alles te bedenken en met de huidige technieken kan er veel. Door te doen, leren we steeds meer wat wel en niet zinvol is. Nu alleen nog iets bedenken voor gezellige onderonsjes in de pauzes en na afloopEen computervergadering is niet veel anders dan een ‘echte’ bijeenkomst: een duidelijke agenda, een goede voorzitter, zinvolle informatie, een of meer pauzes, ruim tijd voor vragen, serieuze discussies en rondvraag. Nu alleen nog iets bedenken voor gezellige onderonsjes in de pauzes en na afloop. Dan heeft digitaal vergaderen toekomst, ook als de coronaregels soepeler worden.