‘Duidelijke taakverdeling helpt’

Op veel boerenbedrijven is de keuken het middelpunt. Hier wordt gegeten, krant gelezen, koffie gedronken en overleg gepleegd. Bezoek, zakelijk en privé, wordt nog altijd vaker wel dan niet in de keuken ontvangen. Schoenen uit bij de achterdeur, ons kent ons en doe maar gewoon. Het is één van de charmes van een boerenbedrijf en er zitten nog voordelen aan ook. Geen ellenlange vergaderingen maar hup, even snel afstemmen en weer door want het werk wacht.

Waar, allemaal waar. En toch ben ik er sinds ik voor Boerderij
organisatiedeskundige Anton de Boer sprak, genuanceerder over gaan denken. Dat overleg aan de keukentafel, daar kleven toch ook wel nadelen aan. Die zijn niet altijd duidelijk zichtbaar, ze kruipen onder de huid en van daar steeds verder tot ze wel zichtbaar worden. En dan is Leiden in last, want dat zichtbaar worden, gaat nogal eens in de vorm van irritaties en confrontaties.

De oorsprong daarvan wortelt in onduidelijkheid. Het werk wordt weliswaar onderling afgestemd, maar nergens wordt helder en bindend afgesproken wie waarvoor verantwoordelijk is. Met als gevolg dat iedereen zich verantwoordelijk voelt, zich met elkaars werk gaat bemoeien en zie, daar zijn de irritaties.

Verantwoordelijkheden verdelen

Een tuinder legde het eens mooi aan me uit. De meerkoppige bedrijfsleiding stuurde ieder op eigen houtje het personeel aan waardoor een medewerker van X te horen kreeg hoe hij de spruitkool zus moest behandelen maar van Y moest het juist weer zo. Totale verwarring en frustratie bij iedereen. De oplossing zat in het duidelijk verdelen van de verantwoordelijkheden: voortaan ging X over het personeel. Had Y iets te melden, dan kon dat in het wekelijkse overleg. Vervolgens communiceerde X het weer naar de medewerker. Het personeel viel immers onder zijn verantwoordelijkheid. Het bleek een grote verbetering voor iedereen persoonlijk en voor het bedrijf.

Ik ken wel meer bedrijven waar ieder een duidelijke functie met eigen verantwoordelijkheden heeft. Het bevalt goed en door zo te werken, blijft er warempel ook nog tijd over voor andere dingen dan werk.

Ik hoor sommige lezers nu sputteren. Vooral op een- en tweemansbedrijven, lijkt het vergezocht. Toch vermoed ik dat het ook daar kan werken om taken en functies duidelijk te verdelen. Zoon Piet is verantwoordelijk voor de koeien, vader Klaas voor het machinepark. Is er een trekker kapot, dan is vader aanspreekpunt, niet Piet. En is er een koe kreupel, dan is dat Piet zijn verantwoordelijkheid, niet die van vader. Als de loonwerker komt kuilen, dan bemoei je je immers ook niet met hoe die de kuil aanrijdt? Dat is zijn verantwoordelijkheid en het komt nog goed ook. Zonder irritaties.

Ieder zijn of haar eigen functie en verantwoordelijkheden, het lijkt me het proberen waard, op zijn minst om eens over na te denken.