Boeren huiverig voor strakke schema’s

Het werken met arbeidsprotocollen komt niet echt van de grond. Toch biedt het voordelen – op grote én kleine bedrijven. Vooral plannen kan vaak beter.Arbeidsprotocollen zijn gestandaardiseerde werkmethoden. Ze bevatten instructies die regelmatig terugkerende activiteiten beschrijven. Zo kan in een protocol staan omschreven hoe te handelen rondom het melken van koeien, het voeren van biggen of bewaren van aardappelen. Daarnaast kun je afspraken over en planning van werkzaamheden erin vastleggen. Dag- en weekplanning met vaste tijden voor vaste werkzaamheden, het overlegmoment met de medewerkers en de meetpunten om de kwaliteit van het werk te beoordelen.Werk makkelijker overdragenHet idee achter protocollen is dat werk zo gemakkelijker is over te dragen aan anderen, bijvoorbeeld bij ziekte of inzet van los personeel. De meerwaarde van gestructureerd werken met hulpmiddelen als protocollen en werklijsten is indirect; bedrijven gaan beter lopen en er zijn minder faalkosten. Bovendien kan het opstellen van een protocol alleen al voordelig uitpakken; door je manier van werken kritisch onder de loep te nemen, komen dingen aan het licht die efficiënter kunnen.In vijf stappen naar een arbeidsprotocolEr zijn vele vormen van arbeidsprotocollen. Hier een voorbeeld hoe een ondernemer ermee aan de slag kan.Een arbeidsprotocol is altijd op maat gemaakt voor één bedrijf. De basis van andere (voorbeeld)bedrijven is bruikbaar, maar moet altijd aangepast worden aan de eigen situatie. Het is belangrijk dat de ondernemer er zelf actief mee aan de slag gaat en meewerkende gezinsleden en personeelsleden erbij betrekt. Deskundigen, zoals dierenarts en voeradviseur, kunnen input leveren voor het optimaliseren. Er zijn vijf stadia bij de ontwikkeling van een bedrijfseigen protocol:❶ In beeld brengen van de processen met bijbehorende werkwijzen en afspraken en afwegen om voor deze activiteiten een protocol op te stellen.❷ Ontwerpen van een protocol en het bespreken ervan met de betrokkenen binnen en buiten het bedrijf.❸ Testen van het protocol op de werkplek en eventueel aanpassen naar de definitieve versie.❹ Invoeren met instructies en verspreiding op de werkvloer. Dat kan bijvoorbeeld op papier of op whiteboards bij de diverse onderdelen. Ook kan het digitaal worden gedeeld.❺ Monitoren en evaluatie; worden de doelen gehaald en eventueel aanpassen van het protocol.Dat laatste is belangrijk om de protocollen actueel te houden en de kans op gebruik te vergroten. Verder: het is belangrijk dat protocollen praktisch en eenvoudig zijn. Een mogelijkheid is om met plaatjes aspecten te verduidelijken, zeker als mensen geen Nederlands spreken. En begin eventueel met één proces en breidt dat uit naar de rest van het bedrijf.Slechts een handjevolVanuit de wereld van onderwijs en advies is al veel op boeren ingepraat om met protocollen te gaan werken. Maar tot nog toe zonder veel succes. Ondernemers zijn er nauwelijks warm voor te krijgen. Een rondgang langs adviseurs levert een unaniem beeld op: slechts een handjevol is ermee bezig. In de akkerbouw nagenoeg niemand, een enkeling in de melkveehouderij en wat meer in de zeugenhouderij. Ook is er verschil in implementatie; een aantal bedrijven werkt met een compleet systeem, maar de meeste gebruiken delen ervan. Bijvoorbeeld rondom hygiëne of jongvee-opfok. Of ze werken alleen met een week- of jaarplanning.‘Kijk bijvoorbeeld bij welke werkzaamheden eventuele fouten het kostbaarst zijn’. Bescheiden starten met protocolJelle Zijlstra, onderzoeker bij Wageningen University & Research, houdt zich al jaren bezig met arbeid en protocollen. Hij herkent dit beeld. “Veel Nederlandse bedrijven lukt het blijkbaar nog prima zonder protocollen. Zeker als mensen in een bedrijf elkaar kennen of als er weinig wisselingen met personeel plaatsvinden.”Zijlstra vermoedt dat ondernemers zich laten afschrikken doordat invoering van protocollen op een bedrijf nogal wat voeten in de aarde heeft. Maar hij benadrukt dat er meerdere vormen beschikbaar zijn en dat je bescheiden kunt starten. Van daaruit is deze manier van werken uit te bouwen. “Kijk bijvoorbeeld bij welke werkzaamheden eventuele fouten het kostbaarst zijn, en begin daar.”Zijlstra verwacht dat met de schaalvergroting wel steeds meer bedrijven deze manier van werken zullen omarmen. “Bedrijven blijven groeien en werken vaker met personeel. Belangrijk is dat er op de scholen aandacht voor is. Er komt een nieuwe generatie ondernemers die ermee is opgegroeid.”Het klein aantal melkveehouders dat met protocollen werkt, doet dat vooral rondom melken en jongvee-opfok. In principe kan het bij alle processen. Foto: Mark PasveerZit niet in het systeemVanuit de praktijk ziet Jan Dortmans, adviseur financieel management van DLV Advies, weinig ondernemers doorpakken. Hij was kartrekker bij een netwerkgroep rondom protocollair werken. “Op veel grotere melkveebedrijven heeft het vast personeel eigen taken en heeft de eigenaar de regie. Bij de koffie worden de werkzaamheden besproken.”Grote geitenbedrijven werken opvallend genoeg wel vaak met protocollen, vooral rondom het melken. “Die bedrijven zijn vaak hard gegroeid. Ze werken met wisselende melkers, ook ’s nachts.”Dortmans benadrukt dat aandacht voor arbeid en personeel nog relatief nieuw zijn in agrarisch Nederland; het zit niet in de systemen en ondernemerscultuur verankerd. Ook grote ondernemingen zijn vaak vanuit een gezinsbedrijf gegroeid. Hij ziet vooral meerwaarde in het gebruiken van week- en jaarplanningen. “Dat is voor ieder bedrijf nuttig, ongeacht de omvang. Met name onderhoud schiet er nogal eens bij in.”Inefficiëntie rondom pauzesOok Antoon Sanders, ondernemerscoach bij ZLTO, benadrukt het belang van planningen. “De agenda mag geen verrassing geven. Ik zie te vaak, ook op grote professionele bedrijven, dat dat niet goed gaat.” Op bedrijven met personeel ziet hij vooral verbeterpunten rondom de pauzemomenten. Alle mensen hebben tegelijk pauze. Het laatste kwartier of halfuur voor de pauze is vaak niet efficiënt ingevuld. Daar zicht en grip op krijgen, is belangrijk om de efficiëntie te verhogen. “Iedereen die met personeel werkt, herkent dat fenomeen.”Als ondernemerscoach ziet Sanders grote verschillen tussen bedrijven. “Op de best georganiseerde bedrijven heeft iemand overzicht op de processen en zoekt daar de juiste mensen bij.” Ze kijken vanuit het systeem, daar kan een protocol onderliggen, maar dat hoeft volgens Sanders niet. Niet het type bedrijf of de omvang is bepalend voor arbeidsefficiëntie, maar de houding van de ondernemer of bedrijfsleider. “Die moet op een hoog abstract denkniveau naar de processen kunnen kijken en verbindingen leggen.”‘We waren onder de indruk wat er mogelijk is met gestructureerd werken’.Hopen op olievlekwerkingEen nieuwe impuls aan protocollair werken komt van De Heus. De voerfabrikant werkt daarvoor samen met Rik Haverkate, voormalig bedrijfsleider op een groot varkensbedrijf in Oost-Duitsland. “We waren onder de indruk wat er mogelijk is met gestructureerd werken”, vertelt Ronald Tibbe, verkoopleider varkens. “Ook zien we de noodzaak van borgen van processen op bedrijven.”De fabrikant is daarom een aanpak gestart om protocollen voor klanten op maat te maken en te implementeren. In eerste instantie op varkensbedrijven maar ook voor andere agrarische bedrijven zijn er mogelijkheden. De aanpak van De Heus bestaat uit protocollen per proces en een jaar- en weekplanning. Inmiddels zijn een kleine tien bedrijven ermee aan de slag gegaan. Eén van de ondernemers is varkenshouder Dick van Schaik (zie kader hieronder).GezinsbedrijvenProtocollen succesvol invoeren is volgens Tibbe een combinatie van gedrevenheid vanuit de commercie en een sterke inhoud. Daar ontbrak het tot nu toe aan. “Het is belangrijk dat je ondernemers kan laten zien hoe het werkt en welke voordelen protocollair werken oplevert. We hopen dat onze aanpak leidt tot een olievlekwerking.” Tibbe benadrukt dat deze manier van werken voor alle bedrijven interessant is, ook voor gezinsbedrijven zonder vreemde arbeid. “Op ieder bedrijf kan het gebeuren dat iemand voor korte of langere tijd wegvalt. Het werken met planningen heeft niks met omvang of personeel te maken.”‘Handig bij werkzaamheden die gemakkelijk doorschuiven’Dick van Schaik werkt sinds dit jaar met arbeidsprotocollen. Hij maakt vooral gebruik van de planningen.Van Schaik liep al er jaren mee rond, maar het kwam er nooit van om de manier van werken op papier te zetten. “Ik heb vroeger bij de bedrijfshulp gewerkt, dus wist wel hoe belangrijk het is als werkwijzen bekend zijn als iemand wegvalt”, vertelt de varkens- en melkveehouder. Toen zijn voerfabrikant De Heus het onderwerp aankaartte, zag hij direct de voordelen ervan.Vorig najaar zijn alle processen op het zeugenbedrijf in beeld gebracht. In de winter is dit doorgesproken en op papier gezet. De protocollen staan op A4 en zijn gebundeld in een map. Ze zijn tot op detailniveau beschreven zoals de dosis van entingen en kilogrammen voer. Daarnaast zijn week- en jaarplanningen gemaakt die op een bord in de kantine hangen.Naam: Dick van Schaik (53). Plaats: Klarenbeek (Gld). Bedrijf: in maatschap met vrouw en zoon 520 zeugen en 100 melkkoeien.Sinds februari werkt de ondernemer, die samen met zijn vrouw Ans en zoon Jeroen het bedrijf runt, volgens de protocollen en planningen. “Met de protocollen doen we nog niet zoveel, maar die zijn vooral nuttig als iemand anders het werk moet doen.” De jaarplanning is al wel van pas gekomen, onder andere voor het tijdig instellen van de klimaatcomputer en het schoonmaken van de luchtwasser. “Dat zijn werkzaamheden die bekend zijn, maar die gemakkelijk doorschuiven.” Eén keer per jaar wordt de inhoud van de protocollen geëvalueerd en waar nodig aangepast. Dat moment staat ook in de jaarplanning.De omvang van een bedrijf of wel of geen personeel maakt volgens Van Schaik geen verschil. “Als iemand door vakantie, ziekte of erger wegvalt, zal het werk altijd opgevangen moeten worden.” Daarnaast is het op elk bedrijf belangrijk dat werkzaamheden op tijd worden uitgevoerd.Van Schaik overweegt ook bij het melkvee protocollen in te voeren. “Daar is het eveneens nuttig om werkwijzen en planningen vast te leggen.” De kosten van € 1.500 tot € 2.000 zijn het hem dubbel en dwars waard. “In principe kun je het zelf, maar het is goed als een onafhankelijke deskundige met meer afstand naar de processen kijkt. Dat levert goede discussie op waarom we dingen doen zoals we ze doen.”