Home

Achtergrond 206 x bekeken

Uren administreren en specificeren!

Een goede administratie van zijn eigen uren is voor een ondernemer van belang om van een aantal fiscale regelingen voor zelfstandigen te kunnen profiteren. Een goede urenadministratie kan tienduizenden, soms zelfs honderdduizenden, euro’s opleveren. En dan is het plezierig dat de ondernemer een agenda met urenadministratie bij de hand heeft als de fiscus het met de aangifte niet eens is. Een en ander wordt uitgelegd aan de hand van de rechtzaak over het paardenpension, dat Agrocount.nl beschreef op 8 augustus vorige week.

Het paardenpension

Nog even in het kort. Een echtpaar runt een pension voor paarden. De echtgenoot heeft in het jaar 2000 onderhoud aan de stallen gepleegd en daarbij een dak verhoogd. Hiermee was hij naar eigen zeggen 282 uren bezig, zodat hij in totaal genoeg uren maakte voor de zelfstandigenaftrek. De belastinginspecteur was het hiermee niet mee eens omdat de paardenstallen niet bij de onderneming horen, maar bij het privévermogen. Ook stonden er enkele pony’s van de kinderen op stal.

Het gerechtshof in Arnhem moest in dit geschil uitspraak doen. Hoewel het hof een deel van de opgegeven uren als privé of als onvoldoende gespecificeerd aanmerkte, achtte het wel aannemelijk dat er genoeg uren gemaakt zijn voor het zogenoemde urencriterium. Hier werd de belastingplichtige met betrekking tot de zelfstandigenaftrek gered door zijn agenda en zijn kinderen. Want kinderen die braaf hun eigen shetlandpony verzorgen, heeft niet iedereen voor handen. De aftrekpost die hij op die manier binnenhaalde was ƒ 16.150. Veel geld.

Groot geld

In deze zaak ging het om de zelfstandigenaftrek. Die bedraagt in 2007 maximaal €9.028. Voor startende ondernemers is de maximale aftrek nog hoger en bedraagt dan €11.047. Maar ook de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk (S&O-aftrek) en de verhoogde (starters-) S&O-aftrek (2007: €11436 resp. €17.155) zijn afhankelijk van een minimumaantal gewerkte uren (1225 uur). Verder mag enkel aan de oudedagsreserve gedoteerd worden als aan dit urencriterium wordt voldaan. Het gaat in 2007 weer om een aftrekpost van € 11.227. De grootste klapper is meestal de MKB-winstvrijstelling. Een aftrek ter grootte van 10% van de winst. Zonder maximum en ook van toepassing op buitengewone baten en op de bij staking behaalde winst. Groot geld dus. Tel al deze bedragen bij elkaar op en één ding is duidelijk: van dit bedrag kun je heel veel bier kopen!

Bewijs het maar

Duidelijk is dat het niet de belastinginspecteur is die moet bewijzen dat er onvoldoende gewerkt is. Neen, het is de belastingplichtige die moet aantonen dat er 1225 uren zijn gewerkt. Hoe hij (of zij) dat bewijst is niet van belang. Maar uit de rechtspraak komt een vrij duidelijk beeld naar voren.

De rechter kent weinig waarde toe aan een later (bijvoorbeeld na afloop van het belastingjaar) opgemaakte urenadministratie. Papier is geduldig, en achter je bureau kun je prima verzinnen hoe hard je een half jaar geleden hebt gewerkt. Veel sterker is het als dagelijks wordt bijgehouden (in een agenda, een voorgedrukte urenlijst, op een kalender of desnoods in een excel-programma) wat de werkzaamheden zijn geweest en hoe lang die hebben geduurd.

De rechter wil best een eind met de belastingplichtige meegaan, maar werkdagen van 22 uur, gedurende zeven dagen per week zijn toch een beetje veel van het goede. Dit soort berekeningen zie je vooral bij laat in het jaar gestarte ondernemers en bij ondernemers die naast hun onderneming nog een full-time baan hebben. Werkzaamheden aan privé-goederen tellen niet mee. Werkzaamheden tellen wel mee als ze van nut kunnen zijn voor de onderneming. Zo mochten alle uren die iemand had besteed aan het bouwen van zijn website meegeteld worden.

Bij gemengde werkzaamheden (bijvoorbeeld verzorgen van paarden uit ondernemingsvermogen en privé) mag u er van uitgaan dat sommige werkzaamheden altijd gedaan hadden moeten worden. Ze tellen dan volledig mee. Anders zal er een correctie voor privé-doeleinden gemaakt moeten worden. Reisuren (bijvoorbeeld met openbaar vervoer) tellen mee. Uren dat men op klanten wacht (‘lummel-uren’) tellen ook mee. Dat kan weer anders zijn bij een onderneming aan huis, waar privé en werk bijna naadloos in elkaar overgaan. Als er personeel is moeten de uren van het werknemers in aftrek komen op de tijd die uzelf in de onderneming heeft doorgebracht.

Met gemiddelden, bijvoorbeeld oppervlakte, eenheden (groot)vee, of de hoeveelheid melk, kan de rechter niet veel. Misschien is de onderneming wel erg modern of juist ouderwets, zodat er veel minder of juist meer werk is. Bedenk ook dat de zelfstandige lange tijd na afloop van het betreffende jaar nog moet kunnen aantonen dat hij 1225 uren gewerkt heeft. Hoe langer geleden, hoe lastiger.

Ziekte en zwangerschap

Het urencriterium wordt gehaald of wordt niet gehaald. Ziekte of overlijden in de loop van het jaar kunnen er voor zorgen dat u het aantal uren mist. Voor ‘ziekte’ bestaat één uitzondering: zwangere ondernemers krijgen een soepele behandeling, omdat de tijd van het zwangerschaps- en bevallingsverlof voor het aantal gewerkte uren doortelt. Wie echter halverwege het jaar zijn of haar onderneming start, maakt het zichzelf wel erg moeilijk.

Conclusie

Eén ding moet duidelijk zijn: u bewijst uw werkzaamheden door nauwkeurige en geloofwaardige administratie daarvan. Probeer vage algemeenheden te vermijden, en specificeer zo duidelijk mogelijk. Dan is de kans op het binnenhalen van de hoofdprijs het grootst.

S.F.J.J. Schenk, directeur adviesgroep Fiscale Zaken van de Gibo Groep

Lees ook Paardenpension in privéstal
Meer informatie De volledige uitspraak van het hof in Arnhem, 19 juni 2007

Administrator

Of registreer je om te kunnen reageren.